ワークフローで社内活性化を図ろう|効率アップ

男の人

確実に連絡が取れるか

ウーマン

安否確認システムを導入するとき、クラウド型にするかオンプレミス型にするかがあります。どちらにもメリットとデメリットがあります。社員の連絡先情報を登録するとき、一つだけでなく複数登録する仕組みの方が連絡が取れる可能性が高まります。

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利用するメリットと方法

婦人

タレントマネジメント業者を利用しておくことで、人材の確保や適した部署への配置転換ができるなど、メリットが多いです。目的に合ったタレントマネジメント業者を選びたいので、ホームページを見ておけば良いですし、セキュリティはどうなっているのかを確認しておきましょう。

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インターネットの新技術

ノートPC

プッシュ通知と呼ばれるインターネットの新技術が注目を集めています。これはサーバー側の任意のタイミングでブラウザーに何らかのアクションを起こせる機能です。主に社内管理の新しい通知手段としてこれからの利用が期待されています。

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業務の見える化メリット

背広のレディ

企業内では多くの従業員が各々、連携、協力して業務を分担しており、作業に関わるデータや文書が情報として関係部署を流れていきます。こうした一連の作業の流れを図式化したものをワークフローと呼びますが、書面として見える化することで全工程に携わる全ての従業員の行っている役割と作業内容が明らかになります。昨今は多くの企業がこのワークフローを分析し、工程ごとに行われる業務の受け渡しに内在する可能性のある不必要な作業や無駄な作業等の洗い出しを行い、作業の合理化と作業員の削減を図ることに必死で取り組んでいます。この業務処理が進み、必要情報が必要部署をスムーズに流れるようにできれば必要な文書が明確になることと業務時間の短縮の図れることがメリットとなります。また、業務上のトラブルが発生した際もトラブル発生要因の追及がしやすくなるメリットも生じます。ワークフローを運用していく場合、紙ベースの情報で関係部署間を流せば各部署でも日時の順に保管、管理して情報の流れ全体を一気に把握することができます。

しかしながら、紙ベースでは保管、管理や検索作業等に一定の時間を要するので、昨今はワークフローをシステム化し、コンピューターにて保管、管理するのが一般的です。コンピューター化すれば関係部署が必要情報を同時に共有できるわけですから迅速な業務ができるようになります。ところが、一定の社内規律の元に情報の保管、管理を行わないと情報の拡散が取り返しのつかないトラブルを起こしかねないことがあります。昨今、情報管理を徹底して行っている企業でも情報リーク事件がしばしば発生し、第三者まで巻き込んだ被害や影響を及ぼしています。ワークフローシステムのコンピューター化を行い、徹底した運用管理を行ってもその運用管理するのが従業員であることを認識しておくことが情報リークの発生を抑える最後の切り札というべきです。即ち、業務処理が該当部署の責任者によって承認されて実行され、その内容がコンピューター内に記録されて保存されますが、この一連の操作が責任者の管理するコンピューターであることです。